Vereinssatzung

§ 1 Name, Emblem, Sitz der Gesellschaft, Geschäftsjahr

(1) Der Verein (im Folgenden: die Gesellschaft) führt den Namen: “Upstalsboom-Gesellschaft für historische Personenforschung und Bevölkerungsgeschichte in Ostfriesland e.V.”
(2) Das Emblem der Gesellschaft zeigt das Upstalsboom-Siegel von 1324 und 1338 (nach der Zeichnung von Georg Sello, 1897).
(3) Der Sitz der Gesellschaft ist Aurich.
(4) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 Zweck der Gesellschaft

(1) Zweck der Gesellschaft ist die Förderung der wissenschaftlichen Erforschung von Perso­nen, Familien, Geschlechtern und sozialer Schichten aus dem Raume Ostfriesland nebst seinen Nachbargebieten und deren Bezug zur allgemeinen Geschichte und Kultur. Die Gesellschaft fördert zu diesem Zweck auch die Heraldik und andere zugehörige historische Wissen­schaften. Sie beschafft und unterhält eine Bibliothek, wissenschaftliche Sammlungen und andere zweckdienliche Hilfsmittel und Einrichtungen. Die Gesellschaft fördert die Publikation von Forschungsergebnissen sowie Vorträge und andere Veranstaltungen, die dem Vereinszweck oder der Verbreitung von Wissen zu dem Forschungsziel der Gesellschaft dienen. Die wissenschaftlichen Mittel und Einrichtungen stehen auch Nichtmitgliedern zur Verfügung.
(2) Die Gesellschaft strebt eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Ostfrie­sischen Landschaft und anderen Einrichtungen der historischen Landesforschung an.

§ 3 Gemeinnützigkeit

(1) Die Gesellschaft ist selbstlos tätig. Sie verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemein­nützige und nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke im Sinne des Abschnitts “steuerbegünstigte Zwecke” der Abgabenordnung. Die Mittel der Gesellschaft unter Einschluss etwaiger Gewinne und Spenden dürfen nur für den satzungsgemäßen Zweck (§ 2) verwendet werden.
(2) Die Mitglieder erhalten keine Gewinnanteile und in ihrer Mitgliedschaft auch keine sonsti­gen Zuwendungen aus den Mitteln der Gesellschaft. Dieses gilt auch für den Fall eines Aus­scheidens aus der Gesellschaft oder bei Aufhebung bzw. Auflösung der Gesellschaft. Die Mit­glieder der Gesellschaft haben bei ihrem Ausscheiden aus der Gesellschaft keinen Anspruch auf Rückzahlung ihrer für die Zwecke der Gesellschaft geleisteten Beiträge und Spenden.
(3) Die Mitglieder der Organe der Gesellschaft nehmen ihre Aufgaben ehrenamtlich wahr. So­weit die Tätigkeit über das Übliche hinausgeht, kann die Mitgliederversammlung eine ange­messene Entschädigung beschließen. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Gesellschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§ 4 Erwerb der Mitgliedschaft, Ehrenmitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft kann jede natürliche und juristische Person mit einem schriftlichen Antrag beim Vorstand beantragen.
(2) Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme in die Gesellschaft.
(3) Eine Mitgliedschaft kann vom Vorstand ohne Angabe von Gründen abgelehnt werden. Es besteht kein Rechtsanspruch auf den Erwerb der Mitgliedschaft.
(4) Die Mitgliedschaft ist nicht übertragbar und nicht vererblich.
(5) Zu Ehrenmitgliedern kann der Vorstand auf Beschluss der Mitgliederversammlung natür­liche Personen ernennen. Ehrenmitglieder sind von der Beitragszahlung befreit. Sie genießen alle Rechte der Mitglieder.

§ 5 Pflichten des Mitglieds

(1) Mit dem Eintritt in die Gesellschaft erkennt das Mitglied die Regeln und Beschlüsse der Gesellschaft, insbesondere die Satzung und satzungsgemäß erlassene Geschäftsordnungen verbindlich an.
(2) Das Mitglied verpflichtet sich die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu befolgen, die Interessen der Gesellschaft nach Kräften zu fördern und alles zu unterlassen, wodurch Ansehen und Zweck der Gesellschaft gefährdet werden.
(3) Für jedes Mitglied besteht die Verpflichtung, den fälligen Mitgliedbeitrags unaufgefordert in den ersten drei Monaten eines jeden Kalenderjahres zu entrichten.
(4) Die Änderung persönlicher Daten ist der Gesellschaft umgehend mitzuteilen. Die persönlichen Daten eines Mitglieds sind unter strenger Beachtung des Datenschutzes zu verwenden.

§ 6 Rechte des Mitglieds

(1) Jedes Mitglied hat das Recht, an den Mitgliederversammlungen der Gesellschaft teilzu­nehmen und die ihm dort zustehenden Rechte auszuüben.
(2) Die Kandidatur bei vereinsinternen Wahlen steht jedem Mitglied frei.
(3) Jedem Mitglied ist die Teilnahme an Veranstaltungen und Ausstellungen der Gesellschaft freigestellt.
(4) Der Vorstand hat jedem Mitglied auf sein Verlangen die notwendigen Auskünfte zu Ange­legenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit diese Informationen in einem angemessenen Rahmen erteilt werden können.
(5) Jedes Mitglied hat ein Recht auf Ersatz seiner nachgewiesenen Auslagen, soweit es von einem Organ der Gesellschaft mit der Durchführung ehrenamtlicher Aufgaben betraut wird und die Auslagen zur Ausführung der übertragenen Aufgaben angemessen sind.

§ 7 Beendigung der Mitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft endet:

    1. a) durch den Tod des Mitglieds bzw. mit dem Erlöschen der juristischen Person,
      b) durch den freiwilligen Austritt des Mitglieds zum Ende eines Kalenderjahres, der schriftlich gegenüber dem Vorstand erklärt werden muss,
      c) durch Streichung von der Mitgliederliste auf Vorstandsbeschluss, wenn das Mitglied trotz schriftlicher Aufforderung seinen Pflichten nach § 5 Absatz 3 nicht nachkommt. Die Streichung darf erst beschlossen werden, nachdem seit der Absendung des Mahnschreibens drei Monate verstrichen und die Beitragsschulden nicht beglichen sind. Die Streichung ist dem Mitglied mitzuteilen.
      d) durch Ausschluss aus der Gesellschaft auf Beschluss des Vorstandes, wenn das Mitglied schwerwiegend seine Pflichten gem. § 5 Abs. 1 und 2 verletzt. Der Ausschlussbeschluss ist begründet dem Mitglied schriftlich mitzuteilen. Das Mitglied hat ein Widerspruchsrecht mit aufschiebender Wirkung. In letzter Instanz entscheidet die Mitgliederversammlung über den Ausschluss.

(2) Ausscheidende Mitglieder haben kein Recht auf Ansprüche an die Gesellschaft, die sich aus der Mitgliedschaft ergeben.

§ 8 Mitgliedsbeitrag

Der Mitgliedsbeitrag wird auf Vorschlag des Vorstandes von der Mitgliederversammlung fest­gesetzt. Er kann durch den Vorstand einzelnen Mitgliedern erlassen, gestundet oder ermäßigt werden, wenn wichtige Gründe vorliegen.

§ 9 Kapital- und Sachspenden

Die Gesellschaft kann Kapital- und Sachspenden von Mitgliedern der Gesellschaft und von Dritten annehmen, woraus aber grundsätzlich kein Anspruch an die Gesellschaft herzuleiten ist.

§ 10 Organe der Gesellschaft

Organe der Gesellschaft sind:

      1. a) die Mitgliederversammlung (§ 11),
      1. b) der Vorstand gem. § 26 BGB (§ 13),
      1. c) der erweiterte Vorstand (§ 14),
      1. d) die Ausschüsse (§ 15).
§ 11 Die Mitgliederversammlung

(1) Die Mitgliederversammlung tritt mindestens einmal jährlich zusammen. Sie ist das höchste Organ der Gesellschaft.
(2) Die Mitgliederversammlung wird mindestens vier Wochen vor dem Versammlungstermin durch einfachen Brief vom Vorstand (§26 BGB) unter Angabe des Tagungsortes und des Tagungszeitpunktes einberufen. Die Frist gilt als eingehalten, wenn die Einladung vier Wochen vor dem Versammlungstermin zur Post gegeben ist. Maßgebend ist das Datum des Poststempels. Die Einladung per E-Mail ist zulässig.
(3) Der Einladung ist die Tagesordnung beizufügen. Anträge zu Satzungsänderungen müssen der Einladung an-gefügt werden. Anträge für die Tagesordnung sind spätestens 14 Tage vor der Mitgliederversammlung schriftlich beim Vorstand einzureichen. Änderungen der Tagesordnung während der Mitgliederversammlung können mit Mehrheit der Anwesenden beschlossen werden.
(4) Die Mitgliederversammlung wird von einem Mitglied des Vorstandes (§ 26 BGB) geleitet. Bei Ausfall des Vorstandes wählt die Versammlung aus ihren Reihen oder aus dem erweiterten Vorstand, eine/n Versammlungsleiter/in. Der/Die Versammlungsleiter/in übt das Hausrecht aus.
(5) Die Mitgliederversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit der gültigen Stimmen der anwesenden Mitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der/des Vorsitzführenden. Satzungsänderungen und die Abberufung eines Mitglieds des erweiterten Vorstandes bedürfen einer Zweidrittelmehrheit der Anwesenden.
(6) Jede satzungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist ohne Berücksichtigung der Anzahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder beschlussfähig.
(7) Beschlüsse und Wahlen erfolgen grundsätzlich in offener Abstimmung. Auf Antrag eines anwesenden Mitglieds kann eine geheime Abstimmung von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
(8) Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist eine Niederschrift anzufertigen, die von der/dem Versammlungsleiter/in und der/dem Protokollführer/in zu unterzeichnen ist.
(9) Der Vorstand (§ 26 BGB) kann eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Er ist dazu verpflichtet, wenn:

    1. a) zehn v.H. der Mitglieder es schriftlich verlangen oder
    1. b) ein vom erweiterten Vorstand mit einfacher Mehrheit getroffener Beschluss dazu vorliegt.

Für außerordentliche Mitgliederversammlungen gelten die Absätze 2 bis 8 entsprechend.

§ 12 Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung hat folgende Aufgaben:

      1. a) Wahl und Abberufung der Mitglieder des Vorstandes (§ 26 BGB),
      1. b) Wahl und Abberufung der Mitglieder des erweiterten Vorstandes,
      1. c) Wahl von Rechnungsprüfern, die nicht dem erweiterten Vorstand angehören dürfen,
      1. d) Entgegennahme des Geschäfts- und Tätigkeitsberichtes des Vorstandes (§26 BGB),
      1. e) Genehmigung der Jahresrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr nach Prüfung und Berichterstattung durch die Rechnungsprüfer,
      1. f) Entlastung des Vorstandes,
      1. g) Genehmigung der Niederschrift der Mitgliederversammlung,
      1. h) Beschluss der Tagesordnung der Mitgliederversammlung gem. § 11 Abs. 3 S. 3,
      1. i) Beschluss über Anträge,
      1. j) Änderung der Satzung,
      1. k) Einrichtung und Auflösung von Ausschüssen,
      1. l) Festlegung von Richtlinien über die Ausschussarbeit,
      1. m) Festsetzung des Mitgliedsbeitrags,
      1. n) Ausschluss von Mitgliedern nach § 7 Absatz 1 Buchstabe d nach Widerspruch,
      1. o) Verleihung der Ehrenmitgliedschaft,
      1. p) Bestimmung der Liquidatoren im Falle der Auflösung der Gesellschaft.
§ 13 Vorstand (nach §26 BGB)

(1) Der Vorstand nach § 26 BGB besteht aus

    1. a) der/dem Vorsitzenden,
    1. b) der/dem stellvertretenden Vorsitzenden,
    1. c) der/dem Schatzmeister/in.

(2) Der Vorstand nach § 26 BGB wird gebildet aus von der Mitgliederversammlung gewählten Mitgliedern der Gesellschaft. Jedes Vorstandsmitglied wird auf drei Jahre von der Mitgliederversammlung gewählt. Wiederwahl ist zulässig.
(3) Zwei Mitglieder des Vorstandes nach § 26 BGB sind gemeinsam vertretungs­berechtigt.
(4) Der Vorstand leitet die Geschäfte der Gesellschaft.
(5) Der Vorstand erstattet der Mitgliederversammlung einen Jahresbericht.
(6) Nach Ablauf seiner Wahlzeit bleibt ein Mitglied des Vorstandes solange im Amt, bis eine Neu- oder Wiederwahl erfolgt ist.
(7) Bei Wegfall eines Vorstandsmitglieds – gleich aus welchem Grund – sind die verbleibenden Mitglieder des erweiterten Vorstands ermächtigt, für die verbleibende Zeit bis zur turnusmäßigen Neuwahl ein Ersatzmitglied des Vorstandes aus dem Kreis der Mitglieder zu bestimmen.

§ 14 Erweiterter Vorstand

(1) Der erweiterte Vorstand besteht aus

    1. a) dem Vorstand nach § 26 BGB,
    1. b) der/dem Schriftführer/in und
    1. c) bis zu fünf Beisitzerinnen/Beisitzern.

(2) Der erweiterte Vorstand wird gebildet aus dem gewählten Vorstand gem. § 13 und aus von der Mitgliederversammlung gewählten weiteren Mitgliedern der Gesellschaft.
(3) Jedes Mitglied des erweiterten Vorstandes wird auf drei Jahre gewählt. Wiederwahl ist zulässig.
(4) Die Mitglieder des erweiterten Vorstandes sind ehrenamtlich tätig. Es besteht jedoch Anspruch auf Erstattung der nachgewiesenen Auslagen, soweit diese angemessen sind.
(5) Der erweiterte Vorstand hat die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beachten und umzusetzen.
(6) Der erweiterte Vorstand entscheidet in allen Angelegenheiten, die nicht in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung oder des Vorstandes gem. § 26 BGB fallen.
(7) Der erweiterte Vorstand fasst seine Beschlüsse in den Vorstandssitzungen, die von der/dem Vorsitzenden oder der/dem stellvertretenden Vorsitzenden durch einfachen Brief unter Angabe der Tagesordnung, des Tagungsortes und der Tagungszeit einberufen werden. Die Einladung per E-Mail ist zulässig.
(8) Der erweiterte Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.
(9) Der erweiterte Vorstand fasst in Vorstandsitzungen alle Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der Stimmen der Anwesenden. Bei Stimmengleichheit entscheidet die/der Vorsitzführende.
(10) Der erweiterte Vorstand kann Beschlüsse im schriftlichen Verfahren fassen. Beschlüsse im schriftlichen Ver-fahren bedürfen der Mehrheit aller Mitglieder des erweiterten Vorstandes.
(11) Über die Beschlüsse des Vorstandes ist eine Niederschrift anzufertigen, die von der/dem Vorsitzführenden und der/dem Protokollführer/in zu unterzeichnen sind.
(12) Der erweiterte Vorstand ist berechtigt, zu seiner Beratung und zur Unterstützung in der Vereinsarbeit für die Dauer einer Wahlperiode oder von Fall zu Fall weitere Personen zur Mit­arbeit ohne Stimmrecht zu berufen, auch wenn diese nicht der Gesellschaft angehören.
(13) Der erweiterte Vorstand regelt die Aufgabenverteilung in einer mit der Mehrheit seiner Mitglieder zu beschließenden Geschäftsordnung.
(14) Der erweiterte Vorstand ist verpflichtet die Bestimmungen des Datenschutzes zu beachten.

§ 15 Ausschüsse

(1) Zur Wahrnehmung fachlicher Aufgaben der Gesellschaft kann die Mitgliederversammlung Ausschüsse einrichten und auch wieder auflösen.
(2) Die Ausschussmitglieder werden vom erweiterten Vorstand berufen und abberufen. Für jeden Ausschuss ist mindestens ein Mitglied des erweiterten Vorstandes zu berufen.
(3) Ein Ausschuss kann bei Bedarf Gäste einladen.
(4) Die Mitgliederversammlung beschließt Richtlinien über die Ausschussarbeit.
(5) Die Ausschussvorsitzenden berichten in jeder Mitgliederversammlung über die personelle Zusammensetzung der Ausschüsse und über die Ausschussarbeit.

§ 16 Rechnungsprüfung

(1) Die Mitgliederversammlung wählt zwei Mitglieder, die nicht dem erweiterten Vorstand angehören dürfen, für die Dauer von zwei Jahren als Rechnungsprüfer/innen. Eine einmalige unmittelbare Wiederwahl ist möglich. Eine erneute Wahl nach unmittelbarer Wiederwahl ist erst nach vier Jahren zulässig.
(2) Die Rechnungsprüfer/innen prüfen die Jahresabrechnung der Gesellschaft und berichten der Mitgliederversammlung über das Prüfergebnis.
(3) Der Vorstand (§26 BGB) gewährt den Rechnungsprüfer/innen Einsicht in alle erforderlichen Unterlagen und ist gegenüber den Rechungsprüfer/innen über sämtliche prüfungsrelevanten Vorgänge auskunftspflichtig.

§ 17 Auflösung

(1) Über die Auflösung der Gesellschaft kann nur eine zu diesem Zweck besonders einberu­fene Mitgliederversammlung mit Dreiviertelmehrheit der Anwesenden beschließen. Diese Mitgliederversammlung wird mindestens vier Wochen vor dem Versammlungstermin durch einfachen Brief vom Vorstand (§26 BGB) unter Angabe des Tagungsortes und des Tagungszeitpunktes einberufen. Die Frist gilt als eingehalten, wenn die Einladung vier Wochen vor dem Versammlungstermin zur Post gegeben ist. Maßgebend ist das Datum des Poststempels. Die Mitgliederversammlung bestimmt die Liquidatoren.
(2) Sind weniger als ein Drittel der Mitglieder anwesend, wird vom Vorstand gemäß § 26 BGB eine neue Versammlung einberufen. Abs. 1 Satz 2 bis 4 gelten entsprechend. Diese Mitgliederversammlung kann ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder mit Dreiviertelmehrheit die Auflösung der Gesellschaft beschließen; hierauf ist in der Einberufung hinzuweisen.
(3) Bei Auflösung oder Aufhebung der Gesellschaft oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt ihr Vermögen an die Ostfriesische Landschaft oder deren Rechtsnachfolgerin, die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.

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Ostfrieslands Ortssippenbücher sind Veröffentlichungen in Buchform mit Listen der Familien der angegebenen Kirchengemeinde sowie zu dieser Gemeinde gehörigen Registern und Dokumenten zur Ortsgeschichte mit genealogischem Inhalt.

Die ersten Ortssippenbücher sind, soweit nicht anders vermerkt, im Verlag der Ostfriesischen Landschaft in Aurich verlegt und vertrieben worden. Seit Anfang 1998 wird die Reihe "Ostfrieslands Ortssippenbücher" von der UG fortgeführt.

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Die UG ist als gemeinnützig anerkannt und arbeitet eng mit der Ostfriesischen Landschaft zusammen. Die Gesellschaft wird als Nachfolgerin der bisherigen Arbeitsgruppe "Familienkunde und Heraldik" der Ostfriesischen Landschaft betrachtet. Sie gibt nach Kräften Hilfe für Nachforschungen, stellt Literatur und Archivalien zur Verfügung, erweitert durch Vortragsveranstaltungen etc. historisches und methodisches Wissen und gibt regelmäßig die eigene Fachzeitschrift "Quellen und Forschungen zur ostfriesischen Familien- und Wappenkunde" heraus.

Der Jahresbeitrag beträgt für Mitglieder mit Wohnsitz innerhalb Europas zur Zeit 30 Euro. Mitglieder mit Wohnsitz außerhalb Europas zahlen pro Kalenderjahr 42,50 Euro.